Überblick und Auskunft
Verarbeitung personenbezogener Daten
Mit den folgenden Informationen gibt die Infinity Financial Solutions GmbH der betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Der Factor beachtet dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.
Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Infinity Financial Solutions GmbH
Uferstraße 41
55116 Mainz
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden:
Datenschutzbeauftragter
Julian Mohr
E-Mail:
julian.mohr@infinity-financial-solutions.de
Betroffene Person
Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogenen Daten der Factor verarbeitet. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zum Factor, beispielsweise als:
- Kunde
- Interessent oder sonstiger Dritter
- Bevollmächtigter oder Betreuer des Kunden
- Erziehungsberechtigter des Kunden
- Wirtschaftlich Berechtigter des Kunden
- Vertragspartner des Kunden
Personenbezogene Daten
Als personenbezogenes Datum versteht der Factor jede Information, die sich auf die betroffene Person unmittelbar bezieht.
Dazu gehören insbesondere:
- Legitimations- und Kontaktangaben (z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum, -ort, Adresse, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
- Auftrags- und Umsatzdaten (z.B. Konto-, Depotnummer, IBAN, Ein- und Auszahlung, Überweisung);
- Finanzielle Situation (z.B. Herkunft und Wert von Vermögensgegenständen, Einträge in Auskunfteien, Bonitätsdaten, Zahlungsverhalten, Erträge, Ausgaben, Versicherungen, Unternehmensbeteiligungen, Angaben zu Immobilien);
- Sonstige soziodemographische Merkmale (z.B. Familienstand, Beruf, Bildung, Verwandtschaft);
- Steuerdaten (z. B. Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, Freibeträge, steuerliche Ansässigkeit);
- Aktivitäten (z.B. Hobbys, Interessen, Mitgliedschaften)
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verarbeitet der Factor nur dann, wenn dies ausnahmsweise zulässig und geboten ist, also vor allem die religiöse Zugehörigkeit bei der Abführung der Kirchensteuer, Videoaufzeichnungen in den Räumlichkeiten des Factors aus Sicherheitsgründen, Sprachaufzeichnungen bei Telefonaten zur gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation sowie den Status politisch exponierter Personen (peP) zur Verhinderung von Geldwäsche.
Datenquellen
Der Factor verarbeitet vor allem solche Daten, die sie unmittelbar von der betroffenen Person aufgrund der Geschäftsbeziehung erhält und hierfür erforderlich sind. Daneben werden die erforderlichen Daten auch von Unternehmen der Gruppe und Tochtergesellschaften des Factors, dem Bundeszentralamt für Steuern, der Deutschen Post, anderen Kreditinstituten und Sparkassen, dem Bankenverband, externen Vermögensverwaltern, Vermittlern, Inkassobüros, Immobilienbewertern, der Kreditanstalt für Wiederaufbau, Angehörigen (Verwandtschaft) sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Melderegister, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handelsregister, Schufa, gewonnen.
Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen
Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts, um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der Erbringung der jeweiligen Finanzdienstleistungen und sonstigen Factoringgeschäfte zu erfüllen. Der Factor beachtet dabei insbesondere den Grundsatz der Datensparsamkeit, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende Factoringgeschäft konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Dies umfasst auch Bedarfsanalysen und Produktoptimierungen im Rahmen der Geschäftsbeziehung.
a) Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z.B. Weitergabe von Daten innerhalb des Konzerns), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, dem Factor erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.
b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO werden folgende Daten beispielsweise wie folgt benötigt:
- Legitimations- und Kontaktangaben, um mit der betroffenen Person in Kontakt zu treten;
- Auftrags- und Umsatzdaten, um die Kontoführung zu vollziehen;
- Finanzielle Situation, um zu prüfen, ob und welches Produkt oder welche Dienstleistung angeboten werden kann
- sonstige soziodemographische Merkmale, um Bedarfsanalysen durchführen zu können;
- Steuerdaten, um im Rahmen des Steuerabzugs die geschuldete Steuer an das Finanzamt zu entrichten.
c) Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise die gesetzlichen Anforderungen des Geldwäschegesetzes, der Abgabenordnung, des Kreditwesengesetzes und Wertpapierhandelsgesetzes sowie die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen, der Europäischen Bankenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Europäischen Zentralbank. Der Factor benötigt die Daten insoweit unter anderem für die Factoring-Fähigkeit, die Identitäts- und Altersprüfung, die steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten, die Betrugs- und Geldwäscheprävention sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.
d) Manche Verarbeitungssachverhalte erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DS-GVO aufgrund der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen. Hierzu zählen insbesondere die steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bekämpfung der Geldwäsche und der Finanzierung von Terrorismus.
e) Soweit es aus Sicht des Factors erforderlich ist, verarbeitet sie die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO auch über die eigentliche Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen hinaus zur Wahrung ihrer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der betroffenen Person überwiegen. In der Regel handelt der Factor aufgrund eigener wirtschaftlicher Interessen.
f) Für den Ausnahmefall der Verarbeitung von personenbezogenen Daten besonderer Kategorien erfolgt dies gemäß Art. 9 Abs. 2 a), f), g) DS-GVO. Die religiöse Zugehörigkeit wird grundsätzlich nur aus Gründen des erheblichen öffentlichen Interesses wie die Erfüllung der einkommenssteuerrechtlichen Pflicht zum Kirchensteuerabzug verarbeitet. Sprachaufzeichnungen erfolgen soweit diese von Gesetzes wegen vorgeschrieben sind und damit der Möglichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen sollen. Videoaufzeichnungen dienen der Abwehr und Verfolgung etwaiger strafbarer Handlungen. Die Verarbeitung des Status als politisch exponierte Person ist zur Bekämpfung von Geldwäsche ein erhebliches öffentliches Interesse und insoweit im Geldwäschegesetz vorgeschrieben.
Datenweitergabe
Innerhalb der Factoring Gesellschaft erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Daneben werden Daten innerhalb der Gruppe sowie Tochtergesellschaften des Factors zuweilen weitergegeben, soweit dies von den vorgenannten Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen gedeckt ist. Ferner erhalten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen des Factors zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten, wenn die Datenweitergabe auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Der Factor beauftragt Dienstleister teils zeitweise, teils langfristig für Zahlungsverkehrsdienstleistungen, Wertpapierdienstleistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung, Vertrieb, Marketing u.v.m. In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig sind.
Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs der DS-GVO findet nur statt, soweit
• es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist,
• es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
• die betroffene Person eingewilligt hat.
Dauer der Datenspeicherung
Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbeitungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In der Regel ist der Factor jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 AO, § 8 GwG.
Soweit der Factor Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, sieht der Factor primär nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von der Löschung ab. In Sonderfällen werden die betreffenden Unterlagen und Daten aufgrund aktueller Rechtsprechung als Beweismittel in Abwägung der berechtigten Belange auch längerfristig aufbewahrt.
Rechte der betroffenen Person
Die betroffene Person hat vielfältige Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft seitens des Factors über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschränkungen der Art. 34 und 35 DS-GVO zu beachten. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 Bundesdatenschutzgesetz).
Pflichten der betroffenen Person
Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personenbezogenen Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung der Factor gesetzlich verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten wird der Factor regelmäßig nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit der betroffenen Person zu schließen und den vertraglichen sowie gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Beispielsweise sehen die geldwäscherechtlichen Vorschriften vor, dass der Factor ihren Vertragspartner, gegebenenfalls für diese auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigte vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung einer Transaktion zu identifizieren hat. Ergeben sich im Laufe der Geschäftsbeziehung Änderungen, hat die betroffene Person diese Änderungen unverzüglich dem Factor anzuzeigen. Anderenfalls darf der Factor die gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
Widerspruchsrecht
Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DS-GVO erfolgt, sowie gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung geltend machen. Die betroffene Person kann sich an die Factoring Gesellschaft (Infinity Financial Solutions GmbH, Uferstraße 41, 55116) wenden.
Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten vom Factor grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
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